領収書の但し書きや宛名の、正しい書き方とルールまとめ

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個人事業主として開業したり、法人を設立すると、領収書をやり取りする機会が増えますよね。
その際に、宛名や但し書きについて、何となく記入してしまう・してもらってしまうという方も多いのではないでしょうか?
また、領収書がない場合など、領収書の代わりにレシートや納品書を代用しても良いものなのか分からず、悩んでしまう場面も多いと思います。

そこでこの記事では
 領収書に記載しなければいけない項目
 領収書の但し書きや宛名の正しい書き方のルール
などの、領収書の基礎知識についてまとめたうえで、
 領収書の代用として利用できるもの、レシートでも良いか
についてもまとめていきたいと思います。

領収書の但し書きや宛名の正しい書き方やルールとは?

最初に、領収書に記載しなければいけない項目、そして但し書きや宛名などの各項目の正しい書き方やルールについて、まとめていきます。

領収書に記載しなければならない項目とは

実は、領収書に記載しなければいけない項目に関しては、法的な決まりはありません。
しかし、領収書の意義は税法上
「商品やサービスの対価として、金銭または有価証券の受け渡しが行われたと証明するもの」
とされているため、一般的には記載すべき項目はほぼ決まっています。

領収書の意義を満たす、一般的に必ず記載するべき領収書の項目は
・ 「領収書」という記載
・ 代金を支払った者の名称(宛名)
・ 領収書を発行した日付
・ 金額
・ 内容(但し書き)
・ 領収書を発行する者の名称
・ (必要がある場合のみ)収入印紙
となります。
上記を満たすように作成しないと、領収書として認められないこともありますので注意しましょう。
また、領収書は7年間(場合によっては10年間)保存する必要がある重要な書類のため、きちんとした運用で作成しましょう。

領収書の但し書きなど、各項目の正しい書き方やルール

領収書の記載については不正や悪用、改ざんやトラブル防止のため正しい書き方やルールがあります。
ここから、各項目の正しい書き方やルールについて、解説していきます。

①「領収書」という記載

誰が見ても一見して領収書と分かるように、上部中央か上部左側に「領収書」と記載します。

②代金を支払った者の名称(宛名)

宛名には、代金を支払った者の名称を略さず正確に記載します。
注意点としては
・ (株)などの、略語を使わない
・ 宛名を空欄のままにして渡さない
・ 宛名を上様と記載しない
ことを、気を付けてください。

特に、「上様」は便利なのでよく使うという方も多いかもしれませんが、誰宛ての領収書なのか正確に分からず、税務調査などで無効な領収書となってしまう可能性があります。
ですので、宛名は会社名を略さず、きちんと記載するようにしましょう。

③領収書を発行した日付

日付は必ず、代金の受け渡しをした日付を記載します。
注意点としては
・ 実際に代金の受け渡しが行われた日ではない日付を記載しない
・ 代金の受け渡しが行われていないのに、前もって領収書に日付を入れて発行しない
ことを、気を付けてください。
日付は重要な項目なので、故意に遅らせたり早まらせたりすることは絶対にやめましょう。

④金額

金額の欄は特に、後から改ざんや書き込みが行われないように、注意して記載してください。
注意点としては
・ 数字の頭と末尾に「¥」と「-」、「¥」と「※」または「金」と「也」などを記載する
・ 3桁ごとにカンマを記載する
・ 数字と数字の間に間隔をあけない
ことを、徹底するようにしてください。

【領収書の正しい金額の書き方の例】

領収書における正しい金額の書き方の例としては
¥3,000-
¥9,000※
金15,000円也
などとなります。
数字の頭と末尾、そして数字と数字の間に間隔があると、数字を付け加えられるなどの改ざんが行われてしまう可能性がありますので、注意しましょう。

⑤内容(但し書き)

内容には、その代金が何の商品やサービスに対してのものかを、具体的に記載してください。
誰が見てもすぐに分かるように記載するのがポイントです。具体的な品目が分からないと、税務調査などで経費として認められない可能性もありますので、気を付けましょう。

注意点としては
・ お品代や文房具代などで大まかに記載せず、具体的な品名まで記載する
・ 末尾に「~代として」と記載する
ことがポイントです。

【領収書の正しい但し書きの書き方の例】

領収書の正しい但し書きの書き方の例としては
・ ボールペン代として
・ ボールペン、その他代として
・ コピー用紙代として
・ お菓子代として
・ 飲食代として
・ セミナー参加費として

などとなります。
品物が1つだけなら品物名を、複数になるようならその他と付け加えましょう。
空白があると改ざんが行われてしまう可能性があるため、末尾には「~代として」と記載するようにしましょう。

⑥領収書を発行した者の名称

領収書を発行したものの名称を記載しましょう。手書きでも社判でも構いません。担当者の欄には認印を押印しましょう。

⑦収入印紙

代金の金額が50,000円以上となった場合は、収入印紙が必要となります。
収入印紙の額は、代金として記載された金額により変わりますので、貼り付ける前によく確認してください。
また、収入印紙を貼り付け忘れて税務調査で指摘された場合は、罰則として過怠税が課さられてしまいますので、忘れないように気を付けましょう。

以上、領収書の各項目の正しい書き方についてまとめました。
領収書の但し書きや宛名などの各項目は、略したりせずに正確に、そして内容は誰が見ても分かりやすく記載するのがポイントです。

レシートでもOK?領収書の代わりとなるもの

自分が領収書を発行してもらう立場の場合、その都度領収書の発行を依頼するのは結構な手間がかかってしまうため、煩わしさを感じてしまうことがありますよね。

また、特に個人事業主の方などで自分で経費を精算する場合は、領収書よりも詳細な品名や日付、そして時間などが詳しく記載されているレシートの方が分かりやすくて良いと感じる方も多いと思います。

では、法律上レシートなどは領収書の代わりとして利用しても良いのでしょうか?解説していきたいと思います。

領収書の意義

最初に、領収書の意義について解説します。
領収書の意義としては、税法上
「商品やサービスの対価として、金銭または有価証券の受け渡しが行われたと証明するもの」
となります。
そのため、客観的に第三者が見てもそれが証明されているとはっきり分かるものであれば、領収書以外でもその役割を果たすことが可能なのです。

具体的には、
・ 代金の受け渡しが行われた日付と金額
・ 商品やサービスの具体的な内容と金額
・ 商品やサービスを提供した側の名称
が記載されていれば、領収書の代わりとして利用しても良いのです。

※ただ、法的には領収書以外でも良いとは言え、会社によっては領収書でないと証明書類として認めない、と社内ルールを定めているところもあります。その場合は社内のルールに従いましょう。

領収書の代わりとして利用可能なもの

では具体的に、法的には領収書の代わりとして利用できる書類は、何があるのでしょうか。
各書類についての注意点なども、まとめていきたいと思います。

①レシート

レシートは、領収書よりも具体的な品名や日付などが記載されているため、領収書の代わりとして利用が可能です。
「レシートには宛名の記載がない」
という点が気になるかもしれませんが、法的には問題がありません。
ただし、レシートの場合は宛名は必要ありませんが、手書きの領収書の場合には宛名は必ず正確に記載しなければいけませんので、ややこしいですが注意しましょう。

②クレジットカードの利用明細や伝票

クレジットカードの利用明細や伝票も、日付や品名などが記載されているため領収書の代わりとして利用することが可能です。
ただし、クレジットカードの場合利用明細や伝票は発行元が商品やサービスの提供を受けた会社となっていますが、請求書の場合は発行元がクレジットカード会社となります。
ですので、クレジットカードの場合、請求書は領収書の代わりとしては認められない場合があります。注意しておきましょう。

③「代済」や「相済」、「了」などが記載された請求書や納品書

請求書や納品書は、それのみでは領収書の代用として利用することができない可能性があります。(請求書や納品書では、代金支払いをした証明ができないため)

しかし、請求書や納品書でも、書類上に「代済」や「相済」、「了」の記載、そして日付や金額が記載されている場合は代金の支払いをしたという証明が確認できるため、領収書の代用として利用が可能です。

④出金伝票

交通費などで領収書が出ない場合や、個人間売買(フリマアプリなど)で領収書を発行してもらえない場合、そして領収書やレシートを紛失してしまった場合は、自分で出金伝票を起こして、それを領収書の代わりとして利用することが可能です。
ただし、出金伝票は自分で書くという性質上、割合が多すぎると税務調査で怪しまれることがありますので、気を付けましょう。

⑤ご祝儀袋や香典袋のコピー

ご祝儀や香典を包んだ際は、袋のコピーを領収書として代用することも可能です。コピーのみでも良いのですが、一緒に出金伝票を起こしておくと尚良いでしょう。

上記の書類などが、領収書の代用として利用することができます。
ただし、第一に領収書やレシートが基本となります。他の種類の書類が増えると、経費の精算の手間が増えてしまったりすることがあるので、特別な事情がない限りは領収書やレシートを利用するようにしましょう。
また、社内ルールなどで明確に領収書として認められる書類が決められている場合もありますので、その場合はルールに従うようにしましょう。

3.まとめ

この記事では、あやふやになりやすい領収書の書き方について、宛名や但し書きを含む各項目の正しい書き方やルールについてまとめました。
領収書は、正しく記載しないと不正や悪用、改ざんなどトラブルの原因となってしまいますので、注意が必要です。
また、正しい記載でなかったり収入印紙を貼り忘れたりすると、税務調査の際に経費として認められなかったり、罰則が課されてしまうこともありますので、領収書の決まりやルールは徹底するようにしましょう。
記事の最後には、領収書の代わりとして利用できるレシートなどの書類についてもまとめていますので、参考にしてみてください。
領収書は7年間(場合によっては10年間)保存の必要がある重要な書類です。決まりやルール、正しい書き方で取り扱うように心がけたいですね。

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