普段日常会話の中にもよく、出てくるキーワードである「領収書」というものですが、この領収書を書いたことがあるという方はどれくらいいらっしゃいますでしょうか。
ビジネス、あるいは自分が働いている時にはよく書くものの、いざ今この場で書いてみてください。と、お手本が何もない状態で言われてしまうと、戸惑ってしまうという方も多くいらっしゃることと思います。
印鑑や書き方について様々なルールがある領収書ですが、これらのルールについても、わからないという方がほとんどと言えます。
そこで今回は、意外と知らない領収書の書き方について、印鑑をどこに押せば良いのか、そして、どのような印鑑が必要なのかという部分にも触れつつご紹介していきます。
そもそも領収書とは
そもそも領収書というのはどのようなものなのでしょうか。
この領収書というのはビジネスを運営する上で非常に重要な要素を占めるものとなっており、この領収書が経費の計算であったり、税金の計算あるいは売上の計算などにも大きく関係してくるものとなっています。
そのためこの領収書については、きちんと書けるようになっておかなければ1流のビジネスマンとは言えないわけです。
仮にこの領収書の書き損じや不備などが出てきてしまった場合には、領収書を受け取った側も発行した側も思わぬ形でトラブルに巻き込まれてしまう可能性も否定できない、というわけです。
領収書というペーパーには原則的に、商品や役務提供の対価、つまりお代金をきちんと支払いました。そして、受け取りました。
ということを証明する役割があります。要するに支払いの証拠を残すということですね。
これにより支払い側はお金をきちんと売主に支払ったという証明が出来ますし、売主側はきちんと飼い主さんからお金をお預かりしました。
ということを証明することができるわけです。
この領収書があるからこそ、税金の調査及び税務調査にも対応することができ、そして、きちんとエビデンスがあるからこそ納税申告の際にも大きい役割を持つ、というわけです。
ちなみに、よく「領収書はいらない」という形で廃棄してしまう人がいますが、これもできれば避けたい習慣です。
最近は手書きの領収書ではなく、よくあるレシートタイプでの領収書の発行も増えてきていることから、ついついレシートと同じようなイメージでもらった瞬間にレシート入れに入れてしまったりする方がいらっしゃいますが、これではいけません。
いつどのような物品を会社の経費で購入しているか、ということを証明できるのが領収書ですから、これらの書類がなければ経費を使ったという申告が出来なくなってしまうというわけですね。
それでは、そんな領収書ですが、なにやら印鑑が必要だという話を聞いたことがあるのではないでしょうか。
次の項目では領収書に必要な印鑑の種類についてご紹介をしていきます。
領収書に必要な印鑑は最低２種類
領収書には原則的に最低2種類の印鑑が必要になります。まず、1つ目は領収書を書いた人の担当印です。これはシャチハタなどの認印で問題ありません。
例えばお店を代表して店員の方が領収書を書いた場合には、どの人が領収書を書いたかということを証明するためにシャチハタなどを押しておくことが求められます。
これは法的に絶対に必要だということではありませんが、出来る限りこのような形で押印しておくとトラブルがなくて安心です。
もうひとつの印鑑というのが領収書の発行者としての印鑑です。
これはお店のゴム印及び社判などが該当します。
つまり誰が領収書を発行しているのか、そして、誰が誰からお金を受け取ったのか、ということを証明するためのハンコとなります。
ちなみに、領収書の額面が5万円を超えた場合には収入印紙を貼り付ける必要があるのですが、この収入印紙を貼り付けた場合には担当者の認印でも構いませんので、領収書の印紙の所に割り印を押すことが求められます。ここについても見落としがないようにしておきましょう
上様はダメ！？領収書の正式な書き方！
領収書といえば上様と書くことが多いという方も多いのではないでしょうか。実はこの上様というのはいけません。
上様などと書いてしまうと、本来誰に対する領収書なのかが分からなくなってしまい、結果的に経費として認められないというケースがあります。
経費として認められないのは従業員にとっても、法人の代表者にとっても痛手です。
これでは正常なビジネス活動とは言えませんので、原則的にはきちんと領収書を発行してもらった法人や団体の名前できちんと記載してもらうようにしたいところです。
ちなみに、上様もいけないのですが、よく白紙で領収書をもらおうとする人がいらっしゃいます。
これについては、好きな金額を書き込むことができるためよく、サラリーマンの方などが飲食店から白紙の領収書をもらおうとすることがありますが、これはもちろん、ご法度です。
この場合は、領収書をもらった側というよりは領収書を発行した側が思わぬペナルティーを受ける可能性がゼロではありませんので、いくら信頼関係があるお客様だからといって白紙で領収書を渡すというのは絶対に避けるようにしたいところです。
まとめ
このように領収書というのは非常にビジネスを運営する上で必要な書類ということが、お分かりいただけたのではないかと思います。
領収書については、上様という発行の方法はもちろんのこと、全く何も書き入れてない状態で発行しようとするのもご法度と覚えておきましょう。
というより、このような形で不完全な領収書を発行してしまうと、後々中身の改ざんなどを行われてしまうと、税制上思わぬ痛手を負ってしまう可能性があります。
特に、起業したての頃は、空白の領収書をもらえないか？という依頼をお客様や先輩経営者から受けることが多くありますが、このような状況になってしまうと、すぐに足元をすくわれてしまいますので、出来る限り注意しておきたいところです。
また、領収書の書き方がよくわかっていないとお客さんから思わぬツッコミが入ることもありますので、きちんと領収書の書き方については、覚えておくようにしましょう。
